Pflicht zur elektronischen Rechnung in Deutschland

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Allgemeine Informationen zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung in Deutschland zum 1. Januar 2025. Alle Unternehmer müssen sich zu diesem Thema individuell fachlich beraten lassen.

Seit 01. Januar 2025 ist ist die elektronische Rechnung für alle inländischen B2B-Transaktionen verpflichtend. Das bedeutet, dass Unternehmen künftig Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln müssen, sofern beide Geschäftspartner in Deutschland ansässig sind.

Gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung

Bereits seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung zu übermitteln. Grundlage hierfür ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU, die mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in deutsches Recht umgesetzt wurde. Ziel dieser Regelung ist es, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und eine einheitliche digitale Rechnungsstellung sicherzustellen.

Seitdem müssen alle Rechnungen an Bundesbehörden in einem standardisierten Rechnungs-Format oder in einem gleichwertigen, strukturierten elektronischen Format übermittelt werden. Dies betrifft alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes sowie Lieferanten und Dienstleister, die Aufträge für Bundesbehörden ausführen.

Pflicht zur E-Rechnung in den Bundesländern

Neben der Bundesverwaltung setzen auch immer mehr Bundesländer auf die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung. In vielen Ländern gelten bereits entsprechende Regelungen, sodass Unternehmen, die mit Landesbehörden oder kommunalen Verwaltungen zusammenarbeiten, ebenfalls elektronische Rechnungen übermitteln müssen. Die spezifischen Anforderungen können sich von Bundesland zu Bundesland unterscheiden, daher sollten Unternehmen die jeweiligen Regelungen sorgfältig prüfen.

Was ist eine elektronischen Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem anerkannten strukturierten elektronischen Daten-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine Rechnung im PDF-Format sowie andere Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” erfüllen nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung und gelten nicht als elektronische Rechnung.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht in jedem Fall verpflichtend. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden, beispielsweise in Papierform. Dies gilt auch für Fahrausweise. Ebenso sind Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 (Umsatzsteuergesetz) ausgenommen.

Kleinunternehmer

Die Umsätze von Kleinunternehmern sind umsatzsteuerbefreit. Daher sind sie nicht verpflichtet, E-Rechnungen in dem neuen Format auszustellen. Es können weiterhin Rechnung in Papierform oder einem sonstigen elektronischen Format (beispielsweise PDF) ausgestellt werden. Für Kleinunternehmer bleibt die Empfangspflicht für E-Rechnungen weiterhin bestehen.

Quelle und weitere Informationen unter www.bundesfinanzministerium.de